BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar 

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Bilgi İşlem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.  

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Bilgi İşlem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 - (1) Selçuklu Belediye Meclisinin 04.05.2009 tarih ve 67 sayılı kararı ile kurulmuş olan Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b ve 18/m maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu yönetmelikte geçen;

 

   a)  Belediye    : Selçuklu Belediyesi’ni

   b)  Başkanlık   : Selçuklu Belediye Başkanlığı’nı,

       c)  Başkan      : Selçuklu Belediye Başkanı’nı,

       ç)  Meclis      : Selçuklu Belediye Meclisi’ni,

       d)  Müdürlük  : Bilgi İşlem Müdürlüğü’nü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Birimler

MADDE 5- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü;

  a)   Donanım Yönetim ve Operasyon,

  b)   AR-GE ve Projelendirme,

  c)   Network ve Sunucu Sistemleri,

  d)   Yazılım Yönetim ve Operasyon,

  e)   İdari Büro

birimlerinden oluşur.

 

 

Müdürlüğün görevleri

MADDE 6- (1) Belediyenin Sunucular, İstemciler, Bilgisayar Ağı ve Depolama/Yedekleme sistemlerini kapsayan tüm bilgi işlem hizmetlerini yürütmek, koordine etmek; bu kapsamdaki donanım ve yazılım ihtiyaçlarını geliştirme ve gerektiğinde satın alma yoluyla karşılamak; bu altyapının sürekliliğini sağlamak üzere gerekli bakım ve destek çalışmalarını yapmak.

(2) Belediye hizmet ve çalışmalarının daha hızlı, sürdürülebilir ve verimli gerçekleştirilebilmesi için, bilişim teknolojilerinden faydalanılmasını sağlayacak araştırma, geliştirme ve uygulama çalışmaları yapmak.

(3) Mevzuatın izin verdiği durumlarda, belediye birimleri ve kamu kurum ve kuruluşlarıyla verilerin karşılıklı/tek taraflı paylaşımı veya ortak kullanımına yönelik veri/sistem entegrasyon ve raporlama çalışmaları yapmak.

(4) Müdürlükçe geliştirilen projeler ve temin edilen yazılım/donanımlar ile ilgili eğitim ve bilgilendirme çalışmaları yapmak ve yaptırmak.

(5) Veri güvenliğini sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak.

(6) Müdürlüğün malzeme, ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak.

(7) Müdürlük bütçe çalışmalarını ve bu çalışmalar için gerekli ihtiyaç planlamasını yapmak.

(7) Başkan tarafından verilen benzer görevleri yapmak.

Müdür

MADDE 7 – (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.    

(2) Bilgi İşlem Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. Müdürlüğün yönetiminde yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

(3) Bilgi İşlem Müdürlüğünün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil amiridir.

(4) Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

(5) Yasalarla verilen her türlü görevi yapar.

(6) Tüm çalışmalarını, bilgi güvenliğine azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(7) İdari olarak Bilgi İşlem Müdürlüğünü temsil eder ve müdürlüğün her türlü işlerinden birinci derecede sorumludur. Müdürlük hizmetlerinin düzenli ve iyi bir şekilde yürütülmesine nezaret etmek ve bu konuda yasalar ile yönetmelik yükümleri tedbirleri almakla yükümlüdür.

 

 

 

Donanım Yönetim ve Operasyon Birimi

MADDE 8- (1)  Belediye birimlerinden gelen talepler ve gelişen ihtiyaçlar doğrultusunda bilgisayar donanımı ve çevre birimlerinin temin edilmesine yönelik araştırma, satın alma, kurma, teslim etme ve devreye alma çalışmalarını yapmak.

(2)  Belediye birimlerinden gelen talepler ve gelişen ihtiyaçlar doğrultusunda ağ yazıcıları ve tarayıcılarının temin edilmesine yönelik araştırma, satın alma, kurma, teslim etme ve devreye alma çalışmalarını yapmak.

(3) Belediye birimlerinden gelen talepler ve gelişen ihtiyaçlar doğrultusunda istemcilerde kullanılacak işletim sistemleri ve paket yazılımların temin edilmesine yönelik araştırma, satın alma/lisanslama, kurma, teslim etme ve devreye alma çalışmalarını yapmak.

(4) Gerekiyorsa bilgisayarlara işletim sistemi ve diğer yazılımları yüklemek, Bilgisayarlarda yüklü yazılımların bakım ve güncellemelerini yapmak veya yaptırmak.

(5) Belediye envanterinde bulunan bilgi işlem donanımının bakımını yapmak veya gerektiğinde yetkili firmalara yaptırmak.

(6) Bilgi İşlem Müdürü’nün emirleri ve birimlerden gelen talepler doğrultusunda Belediye envanterinde bulunan bilgi işlem donanım arızalarını ıslah etmek, garanti kapsamında olması hâlinde veya gerektiğinde yetkili firmalara yaptırmak.

(7) Tamiri mümkün olmayan ya da ekonomik ömrünü doldurmuş donanımın hurdaya ayrılmasıyla ilgili işlemleri gerçekleştirerek, yerine konulacak donanımı belirlemek.

(8) Belediye Kesintisiz Güç Kaynağı (KGK) altyapısı dışında Sunucu sistemlerine yönelik olarak Bilgi İşlem Sistem Salonunda müstakil kurulmuş olan KGK sistemlerinin performans ve sürekliliğini sağlayıcı test, izleme ve bakım çalışmaları yaparak çalışır halde bulunmasını sağlamak.

(9) Bilgi İşlem Sistem Salonu klimatize ortamı, enerji altyapısı, yangın, ısı, nem ve benzeri durum kontrol sensörleri ve yapısal kablolama altyapısına ait ihtiyaç tespiti, izleme, arıza ıslah, bakım ve kurulum çalışmalarını yerine getirmek.

(10) Birimlerden gelen talepler veya gelişen ihtiyaçlar doğrultusunda Belediye bilgisayar ağındaki yapısal kablolama altyapısına ait ihtiyaç tespitini gerçekleştirerek, bakım, numaralandırma(adresleme) ve kurulum çalışmalarını yapmak veya yaptırmak.

(11) İstemci bilgisayarlar ve çevre birimleri, yazıcı/tarayıcılar ile tüm yazılımların envanter kaydını düzenli bir şekilde tutmak ve güncellemek.

(12) İstemci bilgisayarlardaki zararlı yazılımlara karşı gerekli koruyucu ve önleyici tedbirleri almak, problem tespitlerinde ilgili cihazlara müdahale etmek.

(13) Network Ve Sunucu Sistemleri Birimi çalışmalarına katılarak destek vermek, gerektiğinde müdürlüğe bağlı diğer birimlere destek vermek.

(14) Gelişen teknolojileri takip ederek, özellikle görev alanıyla ilgili olarak belediye hizmetlerine verimlilik, kalite, tasarruf ve hız açısından katkı sağlayacak ürün ve projeler önermek ve iyileştirici çalışmalar yapmak.

(15) Birimlerden gelen talep ve yapılan tüm işlemleri servis takip programına kayıt etmek.

(16) Yazılım/lisans kontrolü, problem çözümü, bakım, onarım, sistem kurulumu ve kontrol gibi amaçlarla; kullanıcı bilgisayarlarını ve diğer bilgi işlem donanımlarını Bilgi İşlem Müdürlüğüne alarak veya bulunduğu yerde işlem yapmaya yetkilidir.

(17) Bilgi İşlem Müdürünün emirleri ve resmi yazılar yanısıra; Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulaması, Süreç Tabanlı Müşteri/İş takip Sistemi uygulaması veya e-postalarla havale edilen işleri düzenli olarak takip etmek ve gereklerini yapmak. Yazışmaları EBYS üzerinden -veya gerekiyorsa fiziksel ortamda- zamanında cevaplamak/başlatmak. Tüm çalışmalarını gecikmelere neden olmadan yürütmek ve tamamlamak.

(18) Birim toplantıları ile görevlendirildiği komisyon, çalışma grubu, eğitim ve seminerler gibi faaliyetlere iştirak etmek.

(19) Tüm çalışmalarını, Selçuklu Belediyesi Kalite Yönetim Sistemi Politikaları, ISO 9001 standartlarında tanımlanan akış şemalarına uygun çalışma yaparak kayıt altına almak. Bu amaçla sözkonusu standartlarda yayınlanan formları kullanmak. Düzeltici, Önleyici ve İyileştirici fikirler/çalışmalar geliştirmek, takip yöntemleri önermek.

(20) Tüm çalışmalarını, Belediyenin Müşteri Memnuniyeti(ISO 10002), İş Sağlığı ve Güvenliği(ISO 18001) ve Çevre Yönetim Sistemi(ISO 14001) politikalarına azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(21) Tüm çalışmalarını, bilgi güvenliğine azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(22) Bilgi İşlem Müdürünce verilmiş diğer görevleri yapmak.

Network Ve Sunucu Sistemleri Birimi

MADDE 9- (1) Bilgisayar ağı, uzak uç ağ bağlantıları, mobil ağ bağlantıları ve internet erişimi ve bunlara ait yapısal kablolama, aktif/pasif donanım ve ilgili yazılımların kurulumu, yapılandırılması, işletmesi, geliştirilmesi, yönetilmesi, verimli ve sürekli çalışır halde tutulmasını sağlamak.

(2) Fiziksel/Sanal Sunucular ve depolama birimlerinin kurulumu, yapılandırılması, işletmesi, geliştirilmesi, yönetilmesi, verimli ve sürekli çalışır halde tutulmasını sağlamak.

(3) Yedekleme birimlerinin kurulumu, yapılandırılması, işletmesi, geliştirilmesi, yönetilmesi, verimli ve sürekli çalışır halde tutulmasını sağlamak.

(4) Sunucu sistemleri (Fiziksel/Sanal Sunucular, yedekleme ve depolama birimleri) ile Bilgisayar Ağı ve bileşenlerinin sistem performans ve yoğunluklarını sürekli olarak izlemek. Bunlara ait donanım/yazılımların ve kapasitelerinin, bu analiz çalışmaları veya yeni ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda, güncelleştirilmesi, yükseltilmesi, değiştirilmesi veya yenilenmesi için gerekli kurulum, yapılandırma, fizibilite ve temin çalışmalarını yapmak ve gereken tedbirleri almak.

(5) Genel olarak sunucu sistemleri (Fiziksel/Sanal Sunucular, yedekleme ve depolama birimleri) ile Bilgisayar Ağı ve bileşenlerinin işletme sürekliliğini sağlamak amacıyla mümkün olan yazılım ve donanıma ait “sistem yedeklilik/eş zamanlı çalışma/otomatik devreye alma” (replikasyon) tedbirlerini almak.

(6) Fiziksel/Sanal Sunuculardaki uygulama/verilerin bütünlük ve güvenliğini sağlamak. Uygulama ve verileri yedekleme planına uygun şekilde yedekleyerek, Yedekleme Birimlerinde (depolama birimleri, taşınabilir manyetik/optik vb. medya ortamları) muhafaza etmek, gerektiğinde yedeklerden geri yükleme yapmak.

(7) Sunucu sistemleri (Fiziksel/Sanal Sunucular, yedekleme ve depolama birimleri) ile bilgisayar ağlarının güvenliğini sağlamak. Bu amaçla ilgili donanım ve yazılımın yapılandırma ve işletme çalışmalarını yaparak firewall ve sunucu sistemlerinde gerekli yetkilendirmeleri yapmak. Kontrolsüz internet erişimlerini ve iç bilgisayar ağı veya internetten gelecek saldırı/sızmaları düzenli olarak izleyerek, gerekli tedbirleri almak. Çözüm ortağı yetkili firmaların ve belediye/müdürlük kullanıcılarının sunucu sistemlerine erişim haklarını ve yöntemlerini düzenlemek.

(8) Kablolu ve kablosuz bilgisayar ağı ve internet erişim sistemlerinin erişim bilgilerinin loglanmasını sağlamak.

(9) İç/dış Belediye birimleri ve mevzuatın izin verdiği hallerde gerekirse diğer kurumlarla bilgi alışverişini sağlamak amacıyla, ihtiyaç duyulan veri iletişim altyapısının kurulum, yapılandırma ve işletmesini sağlamak.

(10) Internet Erişimi, Uzak Uç bağlantıları ve Mobil Bağlantılara ait iletişim arızalarını ıslah etmek, dış paydaşlarla alakalı olduğu durumlarda ilgili kurum/kuruluşa gerekli müracaatı gecikmeden yapmak ve takip etmek.

(11) Belediye envanterinde bulunan Sunucu sistemleri (Fiziksel/Sanal Sunucular, yedekleme ve depolama birimleri) ile Bilgisayar Ağı ve bileşenlerindeki donanım arızalarını ıslah etmek, garanti kapsamında olması hâlinde veya gerektiğinde yetkili firmalara yaptırmak.

(12) Belediye envanterinde bulunan Sunucu sistemleri (Fiziksel/Sanal Sunucular, yedekleme ve depolama birimleri) ile Bilgisayar Ağı ve bileşenlerindeki yazılım arızalarını ıslah etmek, garanti kapsamında olması hâlinde veya gerektiğinde yetkili firmalara yaptırmak.

(13) Tamiri mümkün olmayan ya da ekonomik ömrünü doldurmuş donanımın hurdaya ayrılmasıyla ilgili işlemleri gerçekleştirerek, yerine konulacak donanımı belirlemek.

(14) Bilgi İşlem Sistem Salonu klimatize ortamı, enerji altyapısı, yangın, ısı, nem ve benzeri durum kontrol sensörleri ve yapısal kablolama altyapısına ait ihtiyaç tespiti, izleme, arıza ıslah, bakım ve kurulum çalışmalarını planlamak, yapılmasını sağlamak ve takip etmek.

(15) Sunucu sistemleri, bilgisayar ağı ve bileşenleri ile sistem yazılımlarının yazılımların envanter kaydını düzenli bir şekilde tutmak ve güncellemek.

(16) Bilgisayar ağındaki istemci bilgisayarlarda olası zararlı yazılımlara karşı gerekli koruyucu ve önleyici tedbirleri almak, problem tespitlerinde ilgili cihazlara müdahale etmek.

(17) Kurumsal e-Posta sunucusunu işletmek ve gerekli konfigürasyon ve filtreleme çalışmalarını yapmak.

(18) Gelişen teknolojileri takip ederek, özellikle görev alanıyla ilgili olarak belediye hizmetlerine verimlilik, kalite, tasarruf ve hız açısından katkı sağlayacak ürün ve projeler önermek ve iyileştirici çalışmalar yapmak.

(19) Birimlerden gelen talep ve yapılan tüm işlemleri servis takip programına kayıt etmek.

(20) Yazılım/lisans kontrolü, problem çözümü, bakım, onarım, sistem kurulumu ve kontrol gibi amaçlarla; kullanıcı bilgisayarlarını ve diğer bilgi işlem donanımlarını Bilgi İşlem Müdürlüğüne alarak veya bulunduğu yerde işlem yapmaya yetkilidir.

(21) Bilgi İşlem Müdürünün emirleri ve resmi yazılar yanısıra; Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulaması, Süreç Tabanlı Müşteri/İş takip Sistemi uygulaması veya e-postalarla havale edilen işleri düzenli olarak takip etmek ve gereklerini yapmak. Yazışmaları EBYS üzerinden -veya gerekiyorsa fiziksel ortamda- zamanında cevaplamak/başlatmak. Tüm çalışmalarını gecikmelere neden olmadan yürütmek ve tamamlamak.

(22) Birim toplantıları ile görevlendirildiği komisyon, çalışma grubu, eğitim ve seminerler gibi faaliyetlere iştirak etmek.

(23) Tüm çalışmalarını, Selçuklu Belediyesi Kalite Yönetim Sistemi Politikaları, ISO 9001 standartlarında tanımlanan akış şemalarına uygun çalışma yaparak kayıt altına almak. Bu amaçla sözkonusu standartlarda yayınlanan formları kullanmak. Düzeltici, Önleyici ve İyileştirici fikirler/çalışmalar geliştirmek, takip yöntemleri önermek.

(24) Tüm çalışmalarını, Belediyenin Müşteri Memnuniyeti(ISO 10002), İş Sağlığı ve Güvenliği(ISO 18001) ve Çevre Yönetim Sistemi(ISO 14001) politikalarına azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(25) Tüm çalışmalarını, bilgi güvenliğine azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(26) Bilgi İşlem Müdürünce verilmiş diğer görevleri yapmak.

 

Yazılım Yönetim ve Operasyon Birimi

MADDE 10- (1) Birim talepleri, yeni hizmet/projeler veya teknolojik gelişmeler doğrultusunda, yürütülen hizmet/projelere katkı sağlayacak ihtiyaç duyulan yazılımlarla ilgili gerekli araştırma çalışmalarını yaparak geliştirmek veya geliştirici firmalara yaptırarak temin etmek.

(2) Geliştirilen veya temin edilen yazılımlar ve bileşenlerinin kurulum çalışmalarını yapmak veya yaptırmak.

(3) Geliştirilen veya temin edilen uygulamaları işlevsellik, verimlilik, performans ve güvenlik başta olmak üzere gerekli tüm kriterleri gözönüne alarak test etmek, devreye almak.

(4) Mevcut yazılımların bakım ve güncelleştirilmesini sağlamak, lisanslandırmak, faal halde bulundurmak, bakım sözleşmelerini hazırlamak ve düzenli olarak takip etmek.

(5) Veri tabanlarını yönetmek, veri bütünlüğü ve güvenilirliği konularında gerekli tedbirleri almak ve takip etmek.

(6) Sistem, uygulama ve veri yedeklerinin Network Ve Sunucu Sistemleri Birimi tarafından düzenli olarak alınması için gerekli yönlendirme ve takibi yapmak. Yedekleme planı ve yöntemindeki ihtiyaç değişikliklerinde Bilgi İşlem Müdürünün bilgisi doğrultusunda sözkonusu birimi bilgilendirmek ve uygulanmasını sağlamak.

(7) Verilerin kullanımı ve paylaşımı konusunda, bilgi güvenliğiyle ilgili gereken tedbirleri almak ve takip etmek. Birimlerden gelen talepleri değerlendirerek kullanıcıların uygulama ve verilere erişim haklarını düzenlemek.

(8) Uygulama erişim bilgilerinin loglanmasını sağlamak.

(9) Belediye otomasyon yazılımlarıyla ilgili birimlerden gelen geliştirme taleplerini ve sorun bildirimlerini değerlendirmek, uygun geliştirme ve düzeltmeleri yapmak veya yaptırmak. Mevzuat veya uygulama değişiklikleri sonucu yazılımlarda gerekli değişikleri yapmak veya yaptırmak.

(10) Otomasyon yazılımlarında meydana gelen arızaları gidermek ya da yetkili firmanın gidermesini sağlamak, bu amaçla gerekli arıza bildirimini gecikmeden yapmak ve takip etmek.

(11) Belediye personeline yazılımlarla ilgili kullanıcı eğitimi vermek, verdirmek ve anlık destek sağlamak.

(12) Numarataj giriş, güncelleme ve adres eşleme işlemlerini bağlı Numarataj Birimince yapmak.

(13) Mükelleflerden veya birimlerden gelen numarataj ile ilgili sorunların bağlı Numarataj Birimi tarafından çözülmesini sağlamak.

(14) Otomasyon yazılımlarında kullanılan numarataj, adres, kimlik gibi temel veriler ile eşlenmiş verilerin bütünlük ve güncelliğinin sağlanması ve korunması için çalışmalar yapmak veya yaptırmak, gerekli tedbirleri alarak iyileştirme önerileri getirmek.

(15) İhtiyaç duyulması halinde genel olarak; toplu veri aktarım, veri düzenleme, toplu veri güncelleme, veri eşleştirme çalışmaları yapmak veya yaptırmak. Bu konuda doğabilecek olası ihtiyaçları önceden analiz ederek öneriler getirmek.

(16) Web Portal, e-Belediye, Mobil Uygulamalar, Harita Uygulamaları, KIOSK uygulamaları gibi halka açık kurumsal elektronik hizmetlerin takibini yaparak, sürekliliğini sağlayıcı çalışmalar gerçekleştirmek. Sözkonusu uygulamalarla ilgili problem ve anlaşmazlıklar iletilmesi halinde, gerektiğinde mükelleflere uzaktan destek vermek.

(17) İlgili yazılımların envanter kaydını düzenli bir şekilde tutmak ve güncellemek.

(18) Gelişen teknolojileri takip ederek, özellikle görev alanıyla ilgili olarak belediye hizmetlerine verimlilik, kalite, tasarruf ve hız açısından katkı sağlayacak ürün ve projeler önermek ve iyileştirici çalışmalar yapmak.

(19) Birimlerden gelen talep ve yapılan tüm işlemleri servis takip programına kayıt etmek.

(20) Yazılım/lisans kontrolü, problem çözümü, bakım, onarım, sistem kurulumu ve kontrol gibi amaçlarla; kullanıcı bilgisayarlarını ve diğer bilgi işlem donanımlarını Bilgi İşlem Müdürlüğüne alarak veya bulunduğu yerde işlem yapmaya yetkilidir.

(21) Bilgi İşlem Müdürünün emirleri ve resmi yazılar yanısıra; Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulaması, Süreç Tabanlı Müşteri/İş takip Sistemi uygulaması veya e-postalarla havale edilen işleri düzenli olarak takip etmek ve gereklerini yapmak. Yazışmaları EBYS üzerinden -veya gerekiyorsa fiziksel ortamda- zamanında cevaplamak/başlatmak. Tüm çalışmalarını gecikmelere neden olmadan yürütmek ve tamamlamak.

(22) Birim toplantıları ile görevlendirildiği komisyon, çalışma grubu, eğitim ve seminerler gibi faaliyetlere iştirak etmek.

(23) Tüm çalışmalarını, Selçuklu Belediyesi Kalite Yönetim Sistemi Politikaları, ISO 9001 standartlarında tanımlanan akış şemalarına uygun çalışma yaparak kayıt altına almak. Bu amaçla sözkonusu standartlarda yayınlanan formları kullanmak. Düzeltici, Önleyici ve İyileştirici fikirler/çalışmalar geliştirmek, takip yöntemleri önermek.

(24) Tüm çalışmalarını, Belediyenin Müşteri Memnuniyeti(ISO 10002), İş Sağlığı ve Güvenliği(ISO 18001) ve Çevre Yönetim Sistemi(ISO 14001) politikalarına azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(25) Tüm çalışmalarını, bilgi güvenliğine azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(26) Bilgi İşlem Müdürünce verilmiş diğer görevleri yapmak.

AR-GE Ve Projelendirme Birimi

MADDE 11- (1) Gelişen teknolojileri takip ederek, belediye hizmetlerine verimlilik, kalite, tasarruf ve hız açısından katkı sağlayacak ürün ve projeler araştırmak, geliştirmek, önermek ve iyileştirici çalışmalar yapmak.

(2) Web Portal, e-Belediye, Mobil Uygulamalar, Harita Uygulamaları, KIOSK uygulamaları gibi halka açık kurumsal elektronik hizmetlerin takibini yaparak, sürekliliğini sağlayıcı çalışmalar gerçekleştirmek. Sözkonusu uygulamalarla ilgili problem ve anlaşmazlıklar iletilmesi halinde, gerektiğinde mükelleflere uzaktan destek vermek.

(3) Belediyede kullanılmakta olan uygulamalar arasında gereken entegrasyon çalışmalarını yapmak veya yaptırmak.

(4) Belediye ile diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında mevzuatın izin verdiği gerekli entegrasyon çalışmalarını yapmak veya yaptırmak.

(5) Geliştirilen projelerle ilgili kullanıcı eğitim ve bilgilendirme çalışmaları yapmak.

(6) Belediye birimlerinin talepleri ve proje/hizmet ihtiyaçları doğrultusunda veri analiz ve raporlama çalışmaları yapmak.

(7) Gerekli veri analiz çalışmalarını yaparak Bilgi İşlem Müdürlüğüne ait proje/faaliyet raporlarını hazırlamak.

(8) Birimlerden gelen talep ve yapılan tüm işlemleri servis takip programına kayıt etmek.

(9) Yazılım/lisans kontrolü, problem çözümü, bakım, onarım, sistem kurulumu ve kontrol gibi amaçlarla; kullanıcı bilgisayarlarını ve diğer bilgi işlem donanımlarını Bilgi İşlem Müdürlüğüne alarak veya bulunduğu yerde işlem yapmaya yetkilidir.

(10) Bilgi İşlem Müdürünün emirleri ve resmi yazılar yanısıra; Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulaması, Süreç Tabanlı Müşteri/İş takip Sistemi uygulaması veya e-postalarla havale edilen işleri düzenli olarak takip etmek ve gereklerini yapmak. Yazışmaları EBYS üzerinden -veya gerekiyorsa fiziksel ortamda- zamanında cevaplamak/başlatmak. Tüm çalışmalarını gecikmelere neden olmadan yürütmek ve tamamlamak.

(11) Birim toplantıları ile görevlendirildiği komisyon, çalışma grubu, eğitim ve seminerler gibi faaliyetlere iştirak etmek.

(12) Tüm çalışmalarını, Selçuklu Belediyesi Kalite Yönetim Sistemi Politikaları, ISO 9001 standartlarında tanımlanan akış şemalarına uygun çalışma yaparak kayıt altına almak. Bu amaçla sözkonusu standartlarda yayınlanan formları kullanmak. Düzeltici, Önleyici ve İyileştirici fikirler/çalışmalar geliştirmek, takip yöntemleri önermek.

(13) Tüm çalışmalarını, Belediyenin Müşteri Memnuniyeti(ISO 10002), İş Sağlığı ve Güvenliği(ISO 18001) ve Çevre Yönetim Sistemi(ISO 14001) politikalarına azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(14) Tüm çalışmalarını, bilgi güvenliğine azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(15) Bilgi İşlem Müdürünce verilmiş diğer görevleri yapmak.

İdari Büro

MADDE 12 – (1) Bilgi İşlem Müdürlüğüne intikal eden her türlü fiziksel evrakın kaydını tutmak ve cevaplarını sevk etmek.

(2) Her türlü yönetmelik, genelge, bildiri, başkanlık emirlerini takip etmek,
saklamak ve gerektiğinde Bilgi İşlem Müdürünü bilgilendirerek emirleri doğrultusunda ilgili personele bildirmek.

(3) Görevleri sebebiyle bilgi sahibi oldukları konuları, Bilgi İşlem Müdüründen başka hiç kimseye açıklamamak.

(4) Büroya gelen resmi yazı, form, rapor gibi belgeler ile defter kayıtlarını müdürün bilgisi dışında hiç kimseye vermemek ve göstermemek.

(5) Fiziksel belge hareketlerinde; yazışmaları Gelen Evrak ve Giden Evrak şeklinde sınıflandırarak Standart Dosya Planı ve ilgili kodlarına uygun olarak arşivlemek.

(6) Müdürlük arşivini yönetmek, gizliliğini ve sağlıklı bir şekilde tutulmasını sağlamak.

(7) Birim arşivindeki belgelerin saklama sürelerine uygun olarak arşivlenmesi, zamanı geldiğinde kurum arşivine kaldırılması ve imha edilmesi çalışmalarını yapmak ve bu çalışmalara katılmak.

(8) Birimin ihtiyacı olan büro/kırtasiye malzemelerini temin etmek.

(9) EBYS üzerinden girişi yapılan zimmetli evrakları takip ederek ilgili müdürlükten fiziksel olarak teslim almak ve Bilgi İşlem Müdürüne bildirmek.

(10) Bilgi İşlem Müdürünün emirleri ve resmi yazılar yanısıra; Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) uygulaması, Süreç Tabanlı Müşteri/İş takip Sistemi uygulaması veya e-postalarla havale edilen işleri düzenli olarak takip etmek ve gereklerini yapmak. Yazışmaları EBYS üzerinden -veya gerekiyorsa fiziksel ortamda- zamanında cevaplamak/başlatmak. Tüm çalışmalarını gecikmelere neden olmadan yürütmek ve tamamlamak.

(11) Birim toplantıları ile görevlendirildiği komisyon, çalışma grubu, eğitim ve seminerler gibi faaliyetlere iştirak etmek.

(12) Tüm çalışmalarını, Selçuklu Belediyesi Kalite Yönetim Sistemi Politikaları, ISO 9001 standartlarında tanımlanan akış şemalarına uygun çalışma yaparak kayıt altına almak. Bu amaçla sözkonusu standartlarda yayınlanan formları kullanmak. Düzeltici, Önleyici ve İyileştirici fikirler/çalışmalar geliştirmek, takip yöntemleri önermek.

(13) Tüm çalışmalarını, Belediyenin Müşteri Memnuniyeti(ISO 10002), İş Sağlığı ve Güvenliği(ISO 18001) ve Çevre Yönetim Sistemi(ISO 14001) politikalarına azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(14) Tüm çalışmalarını, bilgi güvenliğine azami özen göstererek gerçekleştirmek.

(15) Bilgi İşlem Müdürünce verilmiş diğer görevleri yapmak.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 13 -

(1) Personel, Müdür tarafından kendisine havale edilen evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

(2) Islak imza gerektiren zorunlu evrak türleri dışında; Kurum dışı, Kurum içi ve Müdürlük içi evrak hareketleri ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 14 -

(1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti elektronik olarak (Islak imza gerektiren/elektronik ek içeren gibi zorunlu evrak türlerinde fiziksel olarak) Standart Dosya Planına uygun şekilde tasnif edilerek saklanır.

(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

 

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

ORTAK HÜKÜMLER

         Müdürlük bütçesi

MADDE 15- (1) Her Müdürlük, 5018 sayılı yasa ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak Belediye Başkanı’nın bütçe çağrısı üzerine birimin gider bütçe teklifi hazırlamak ve süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek zorundadır.

           Yazışmalar

MADDE 16- (1) Diğer belediye birimlerinin Müdürlükle yazışması olduğu takdirde öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır.

         Ortak görevler

MADDE 17- (1) Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük başkanlık makamı tarafından belirlenir.

Değişiklik teklifi

MADDE 18- (1) Bu Yönetmelikte yapılacak her türlü değişiklik teklifinin başkan onayına sunulması işlemi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün koordinesinde gerçekleştirilir.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

SON HÜKÜMLER

           Yürürlükten kaldırılan hükümler

MADDE 19- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte daha önce yürürlükte bulunan yönetmelik yürürlükten kalkar.

           Yürürlük

MADDE 20- (1)Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisi’nce kabulü ile yayınlanma tarihinde yürürlüğe girer.

           Yürütme

MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.