YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK, İLKELER ve TANIMLAR

 

Amaç

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Selçuklu Belediyesinde faaliyet gösteren Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve çalışma esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2- Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin teşkili, görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3- Bu Yönetmelik, 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m maddelerine istinaden hazırlanmıştır.

 

İlkeler

MADDE 4- Müdürlüğümüz faaliyetlerinde etkinlik, adalet, hizmette kaliteyi sağlamak, kurumun güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek.

Müdürlüğümüz hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemek, gerekli planlamaları yapmak.

Müdürlüğümüzün güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri analiz etmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek,

Personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek.

 

Tanımlar

MADDE 5- Bu Yönetmelikte adı geçen;

Belediye                                 : Selçuklu Belediyesini,

Başkanlık                               : Selçuklu Belediye Başkanlığını,

Başkan                                   : Selçuklu Belediye Başkanını,

Meclis                                     : Selçuklu Belediye Meclisini,

Encümen                                : Selçuklu Belediye Encümenini,

Müdürlük                               :  Yazı İşleri Müdürlüğünü

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

MÜDÜRLÜĞÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

           

            Alt Birimler

            MADDE 6- (Değişik: 08.02.2017 tarih ve 34 numaralı Meclis Kararı ile) Yazı İşleri Müdürlüğü,

            Meclis İşleri Birimi,

            Encümen İşleri Birimi,

            Arşiv Hizmetleri Birimi,

            Giden Evrak ve Posta Birimlerinden oluşur.

            Müdürlüğün Görevleri

            MADDE 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır:

            1- Başkan tarafından gerek Meclis gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük ve yönetmelikler doğrultusunda işlem görmesini sağlamak,

            2- Meclis ve encümende görüşülerek karara bağlanan evrakın süresi içinde ilgili birimlere iletilmesini temin etmek,

            3-Meclis toplantı gündemlerini hazırlatıp gündemin zamanında meclis üyelerine dağıtılmasını sağlamak,

            4- (Değişik: 08.02.2017 tarih ve 34 numaralı Meclis Kararı ile)  Belediyenin Giden Evrak yönetimini, Belge Yönetim Sistemi Yönergesi (BYS) doğrultusunda yerine getirmek. Resmi Kurumlara giden evrakla ilgili koordineli işleri ve yazışmaları yapmak.

     5- (Ek fıkra: 04.12.2015 tarih ve 295 numaralı Meclis Kararı ile) Kurum Arşiv hizmetini yönetmek.

 

            Müdür

            MADDE 8- Yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle belediye başkanına veya bağlı olduğu başkan yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur.

 

      

B-MECLİS İŞLERİ

 

    Meclis İşleri biriminin görevleri aşağıda sayılmıştır:     

 

1-   Meclise ait yazıları hazırlamak.

2-   Meclise ait gündemde bulunan dosyaları düzeltip, gündemi hazırlayarak Meclis Başkanlığına sunmak.

3-   Belediye Meclisince İhtisas Komisyonlarına havale edilen konulara ait Komisyon kararlarının gündeme alınmasını sağlamak.

4-   Meclis Kararlarını, tüm bilgileri kapsayacak şekilde yazmak, karar metinlerine gerektiği hallerde ek liste düzenlemek, tutanakları ve tutanak özetlerini yazmak imzalatmak.

5-   Kararlar Karar Defterlerine çok temiz ve düzgün olarak yazılır. Karalamak, kazımak ve okunamayacak şekilde çizmek suretiyle düzeltmeler yapılamaz.

6-   Yazılan Kararları incelemek, yanlışlık olmadığını tespit ettikten sonra karar metnini çoğaltmak,  paraf ve imzaları tamamlatmak.

7-   Kararlara karşı olan üyelerin karşıt görüşlerini karar metnine aynen almak ve üyelerine imzalatmak.

8-   Yazılan Meclis Kararlarının ilgili Yasa ve Yönetmelikler çerçevesinde Konya Büyükşehir Belediyesine ve Selçuklu Kaymakamlığına göndererek neticesi hakkında İlgili Müdürlüğe bilgi vermek. 

9-  Meclis ve Komisyon üyelerinin imzalarını takip etmek, eksik imzaları tamamlatmak, Hakkı-Huzur tahakkukunu yaparak zamanında ödenmesini sağlamak.

10-  Meclis Karar örneği almak isteyenlere makbuz karşılığı bizzat Başkanlık Makamının yazılı emri üzerine verilmesini sağlamak.

11-  Meclis Karar ve Tutanak asıllarının bir suretinin ayrı bir dosyada saklanmasını sağlamak ve kaybolmamasına özen göstermek.

12- Meclise ait dosya ve kararların, tutanak ve karar defteri vs. gibi evrakın mahkeme ve diğer resmi kurum ve kuruluşlarca inceleme yapacak bilirkişilere Başkanlık Makamının yazılı emri ile vermek, evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu onaylandıktan sonra asıllar ilgiliye, kopyaları asılları gelinceye kadar dosyasında saklamak.

13- Görev ve hizmetin yürütülmesinde her türlü evrakın kaybından ötürü Müdürlüğe karşı sorumludur.           

14-  Müdürlük tarafından verilecek her türlü görevi yerine getirmekle sorumludur.

 

 

      C-ENCÜMEN İŞLERİ

 

     Encümen İşleri biriminin görevleri aşağıda sayılmıştır:

1-  Encümene gönderilen konuların gündeme alınmasını sağlamak.

2-  Kararları, tüm bilgileri kapsayacak şekilde yazmak. Karar metinlerine gerekli hallerde ek liste düzenlemek.

3-  Kararlar ve Karar Defterleri çok temiz ve düzgün olarak yazılır. Karalama, kazımak ve okunamayacak şekilde çizmek suretiyle düzeltmeler yapılamaz.

4- Yazılan Kararları incelemek, yanlışlık olmadığını tespit ettikten sonra karar metnini çoğaltmak,  paraf ve imzaları tamamlatmak.

5-  Kararlara karşı olan üyelerin karşıt görüşlerini karar metnine aynen almak ve üyelerine imzalatmak.

6-  İşlemi biten evrakların ilgili birimlere ulaşmasını gecikmeden sağlamak.

7- Yazılan Encümen Kararlarının imza işlemlerinin takip ve tamamlanmasını sağladıktan sonra Arşiv Yönetmeliğine göre Müdürlükçe düzenlenmiş esasa göre saklanmasına ve dosyalanmasına özen göstermek, Hakkı-Huzur tahakkukunu yaparak zamanında ödenmesini sağlamak.

8- Encümen Kararının örneğini almak isteyenlere makbuz karşılığı bizzat Başkanlık Makamının yazılı emri üzerine verilmesini sağlamak.

9- Görev ve hizmetin yürütülmesinde her türlü evrakın kaybından ötürü Müdürlüğe karşı sorumludur.

10- Müdürlük tarafından verilecek her türlü görevi yerine getirmekle sorumludur.

 

 

  D-GİDEN EVRAK VE POSTA İŞLERİ  (Değişik: 08.02.2017 tarih ve 34 numaralı Meclis Kararı ile)

 

    (Değişik: 08.02.2017 tarih ve 34 numaralı Meclis Kararı ile) Giden Evrak ve Posta İşleri Şefliğinin görevleri aşağıda sayılmıştır:

1- (İptal: 08.02.2017 tarih ve 34 numaralı Meclis Kararı ile)

2- (Değişik: 04.12.2015 tarih ve 295 numaralı Meclis Kararı ile) Belediyenin dış kurumlarla olan yazışma evrakının, sistem üzerinde dolaşımının tamamlanmasından sonra elden teslimi yapılacak olanların en kısa sürede zimmet karşılığı teslimini yapmak.

3- Posta (Normal, Taahhütlü, İadeli Taahhütlü, APS, Kargo ve Tebligatlar) ile gönderilecek evrakların işlemlerini yaparak kısa sürede PTT ye götürüp teslim etmek.

4- Posta ücretleri ile ilgili hesapları tutmak, harcamaları takip etmek, bunlarla ilgili Avans işlemlerinde koordineli çalışmak.

5-    Müdürlük tarafından verilecek her türlü görevi yerine getirmekle sorumludur.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

ARŞİV HİZMETLERİ

(Ek Bölüm: 04.12.2015 tarih ve 295 numaralı Meclis Kararı ile)

1-   Arşive teslim edilen evrakların servis, tarih ve fihristlerine göre dosyalatarak yerlerine yerleştirmek.

2-   Arşivden istenen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı vermek ve takibini yaparak işi bitenleri yerlerine koymak.

3-   Arşivde bekleme süresini tamamlayan evrakları 6696 sayılı kanun ve buna ait nizamname, yönetmelik, genelge ve Encümen kararları doğrultusunda muhafaza etmek veya imhasına, heyet tarafından karar verilmesi halinde ilgili Kuruluşlara gönderilmesini sağlamak.

4-   Arşivde bulunan evrak ve dosyaların korunması, muhafazası ve temiz tutulmasını sağlamak.

5-   Görev ve hizmetin yürütülmesinde her türlü evrakın kaybından ötürü Müdürlüğe karşı sorumlu olmak.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

ORTAK HÜKÜMLER

 

            Müdürlük Bütçesi

            MADDE  9- Yazı İşleri Müdürlüğü, 5018 Sayılı Yasa kapsamında Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden, yılı gider bütçe teklifini hazırlamak ve süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek zorundadır.

 

            İnceleme Ve Araştırma

            MADDE 10- Yazı İşleri Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde başkanlık makamından onay alınması gerekir.

 

 

            Yazışmalar

            Madde 11- Yazışmaların standart süreler içerisinde ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usul Hakkında Yönetmeliğe uygun yapılmasını sağlamak. Belediyemizin diğer birimleri ile yazışmalarına öncelik tanımak.

 

            Ortak Görevler

            MADDE 12- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir.

 

           

Değişiklik Teklifi

            MADDE 13- Bu Yönetmelik yapılacak her türlü değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi Yazı İşleri Müdürlüğünün koordinesinde gerçekleştirilir.

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

  SON HÜKÜMLER

 

            Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

            MADDE 14- Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte daha önce yürürlükte bulunan Yönetmelik yürürlükten kalkar.

 

            Yürürlük

            MADDE 15- Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisince kabulü ile yayınlanma tarihinde yürürlüğe girer.

 

            Yürütme

            MADDE 16- Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.